California First Amendment Coalition

“Un gobierno popular, sin información popular o sin los medios para adquirirla, no es más que el prólogo de una farsa o una tragedia”.

Todos los registros públicos están sujetos a divulgación, a menos que encuadren dentro de una de las excepciones consagradas en la Ley de Registros Públicos (“PRA”, Public Records Act).80

La definición de registros públicos en la PRA incluye la mayoría de los documentos generados o usados por el gobierno.81

La PRA está sujeta a numerosas excepciones. Existe una serie de excepciones categóricas en el Artículo 6254 del Código de Gobierno, que a menudo es invocado por las reparticiones públicas al negar el acceso a los registros. Existe una exoneración general de responsabilidades [“Catch-All”], creada por el Artículo 6255 del Código de Gobierno. Además, hay varios centenares no incluidos en la PRA en sí, aunque establecidos en otros estatutos e incorporados en la PRA en virtud del Artículo 6254(k) del Código de Gobierno. Los Artículos 6275-6276.48 del Código de Gobierno confieren un listado de muchos estatutos (aunque no de todos ellos) que pueden limitar la divulgación de información contenida en los registros públicos.

A. Estado: todas las reparticiones estatales, excepto las dependencias legislativas y judiciales.82

1. Los tribunales y las entidades judiciales administrativas (tales como el Consejo Judicial y la Oficina Administrativa de los Juzgados) no están sujetos a la PRA. El acceso a los registros de los juzgados se rige por el Derecho Constitucional y los principios del Derecho Común, establecido por la jurisprudencia, por las Normas Judiciales de California, y por estatutos separados que rigen sobre ciertos registros de los tribunales.

2. Registros legislativos estatales no disponibles en virtud de la PRA. Existe un estatuto separado que rige sobre los registros de la Legislatura (la Ley de Registros Abiertos Legislativos).83

B. Local: todas las dependencias locales, incluso los distritos escolares y cualquier consejo o comisión de una ciudad, condado, corporación municipal u otra subdivisión política.84 Nota: si un organismo público está sujeto a la Ley Brown, también está sujeto a la PRA.

C. Propuesta 59: la cobertura de la Propuesta 59 (Artículo 3(b) de la Sección I de la Constitución de California) parece ser más amplia que la de la PRA. Específicamente, los juzgados y organismos administrativos judiciales pueden estar sujetos al derecho constitucional de acceso en virtud de las disposiciones de la Propuesta 59.85

1. Incluyen manuscritos, fotografías, películas, grabaciones sonoras, mapas, cintas magnéticas, discos de computadoras —virtualmente, cualquier medio para grabar cualquier forma de comunicación.86

2. Los datos de las computadoras claramente quedan comprendidos en la definición de un registro público.87

B. Que contienen información referida a la realización de temas del público.

1. El requisito de que un registro se refiera a la realización de temas del público ofrece una interpretación muy amplia y rara vez disputada.88

2. De acuerdo con los antecedentes legislativos de la PRA:
Esta definición pretende cubrir toda clase concebible de registro comprendido en el proceso gubernamental... Sólo la información netamente personal, no referida a “la realización de temas del público” podría considerarse exceptuada de esta definición, es decir, la lista de compras que uno hace por teléfono desde su casa, la carta a un oficial pública de un amigo, que esté totalmente desprovista de toda referencia a las actividades gubernamentales.89

3. Incluye los nombres de empleados públicos,90 aunque puede no incluir domicilios y números telefónicos particulares de los empleados estatales.91 Obsérvese, sin embargo, que el acceso a los nombres de funcionarios y empleados públicos cada vez es más controvertido. El hecho de buscar acceso a los nombres de los empleados públicos que son sujeto de investigaciones o controversias puede estar justificado.92 Sin embargo, como cuestión práctica, es probable que usted obtenga más información y con mayor rapidez si acepta que los nombres esos empleados se mantengan ocultos.

4. Tenga en cuenta que los nombres e información de contacto para los ciudadanos privados también pueden estar exentos, en particular, los que presentan información o quejas al gobierno con la expectativa de que se mantenga la confidencialidad. El aceptar que dichas reparticiones públicas retengan dicha información, también puede agilizar un pedido.

C. Registros que una repartición estatal o local prepara, usa o retiene o de los cuales es propietaria.

Los registros no necesariamente deben estar bajo la custodia real de la repartición pública, si ésta los prepara, los usa, o es su propietaria.

D. Independientemente de su forma o características físicas.
La información retenida en formato electrónico debe ponerse a disposición en cualquier forma electrónica en la que la repartición retenga la información.93

1. Los registros deben estar disponibles para la inspección durante los horarios habituales de atención de la repartición.94

(a) Las reparticiones pueden adoptar procedimientos a seguir, pero estos no pueden limitar los horarios durante los cuales los registros estén disponibles.

(b) Algunas reparticiones tienen la obligación de adoptar pautas escritas para la accesibilidad de los registros y hacer que estas pautas estén disponibles en forma gratuita, mediante una solicitud por escrito.95

(a) Por ley, no está obligado a hacer un pedido por escrito, pero de todas maneras hágalo de este modo. Esto le brinda un registro de lo que se solicitó y establece la fecha en la que comienza a correr el tiempo para obtener la respuesta.

(b) La repartición debe responder a un pedido de registros públicos dentro de los diez (10) días. La repartición puede extender el tiempo para responder por catorce (14) días más.97

(d) La dependencia puede cobrarle un arancel “que cubra los costos directos de la duplicación” (o un arancel fijado por un estatuto).99

(1) El “costo directo” no incluye la búsqueda y el tiempo de recuperación.100

(2) El “costo directo” incluye los costos de mantenimiento y el salario del empleado por el tiempo que invirtió en el copiado (esencialmente, lo que cobraría una tienda de fotocopias —por lo general $0,10- 0,25 por página, salvo que sean copias inusuales).

(3) Nota: es probable que los condados tengan autorización, por estatuto, a cobrar aranceles que superen los “costos directos de duplicación”, toda vez que los aranceles no superen la cantidad razonablemente necesaria para recuperar el costo de proveer la copia.101

(e) Usted tiene derecho a recibir copias de documentos en forma electrónica, aunque las reparticiones públicas pueden resistirse a la divulgación si los registros están sujetos a manipulación en su forma electrónica original.102 De plantearse esta situación, compruebe si la repartición puede convertir fácilmente el documento electrónico en una forma estática (por ejemplo,convertir un archivo de Word en un archivo .pdf de Adobe). Los aranceles que pueden cobrarse por obtener una copia electrónica pueden variar, pero por lo general se limitan al costo directo de proveer la copia en un formato electrónico.103

C. Materiales que contienen tanto la información exceptuada como la no exceptuada.

1. Usted tiene derecho a las partes no exentas de un registro, si fueran razonablemente segregables.104

1. El Artículo 6253.1 del Código de Gobierno obliga a las reparticiones públicas a asistir al público para que efectúe pedidos concretos y efectivos, que describan razonablemente registros identificables.

2. Las reparticiones públicas tienen obligación, en la medida de lo razonable, de hacer todo lo siguiente:

(a) Ayudar al público a identificar registros e información que responda al pedido u objeto del pedido;

(b) Describir la tecnología informática y lugar físico en el que existen los registros;

3. En sus pedidos escritos referidos a la PARA, incluya siempre la solicitud de asistencia, en virtud del Artículo 6253.1 del Código de Gobierno.

4. En general, solicite a la repartición que identifique los registros o información que responda a su pedido y describa el lugar donde se encuentran.

1. La PRA propiamente dicha contiene varias exenciones que permiten a las reparticiones públicas retener ciertas categorías de registros. La mayoría de ellos se describen en el Artículo 6254 del Código de Gobierno. Hay otras exenciones incluidas en artículos separados.

2. La PRA también incluye una disposición que exceptúa registros cuya divulgación está exenta o prohibida, de conformidad con la ley federal u otras leyes estatales. El Artículo 6254(k) del Código de Gobierno incorpora, literalmente, cientos de exenciones estatutarias, la mayoría de las cuales se listan al final de la PRA (Código de Gobierno § 6275 y siguientes), incluso, por ejemplo:

(a) Prontuarios policiales (“información obrante en expedientes de delincuentes penales”).105

(c) Registros de tribunales en un procedimiento de detención ilegal (sellado durante 60 días o indefinidamente, si el acusado gana el juicio).107

3. Nota: el hecho de que se incluya un estatuto en esta lista no significa que necesariamente crea una exención.109 Usted debe leer el estatuto para determinar si realmente impide la divulgación de registros públicos.

B. Exenciones que se invocan con frecuencia. Las siguientes son algunas de las exenciones más comunes:

1. Borradores o notas preliminares que normalmente no se retienen, siempre y cuando el interés público en la retención de los mismos supere el interés público en la divulgación (§ 6254(a) del Código de Gobierno).

2. Archivos del personal, médicos y similares (§ 6254(c) del Código de Gobierno).

(a) Esta exención por lo general se invoca cuando la repartición pública cree que un pedido busca información perteneciente a funcionarios públicos o empleados identificables que es privada o controvertida.

(b) Información salarial: los tribunales actualmente tienen opiniones divididas respecto de si la información salarial del empleado público está sujeta a un derecho de privacidad que la exceptúe de la divulgación.110 La Corte Suprema ha aceptado conocer una causa que aborda esta cuestión.

(c) Investigaciones de la mala conducta de un empleado: los Tribunales de California han establecido una norma bastante liberal para la divulgación de registros públicos referidos a quejas o investigaciones de mala conducta por parte de empleados u oficiales públicos.

Han sostenido que existe una política pública contra la divulgación de “acusaciones triviales o carentes de fundamentos”, pero que “en el supuesto en que las acusaciones se verifiquen o si se imponen sanciones disciplinarias, se desvanece la fuerte política pública que se opone a la divulgación; esto se verifica aun cuando la sanción sea una reprobación privada. En dichos casos un miembro del público tiene derecho a la información acerca de la queja, la sanción disciplinaria y la ‘información sobre la que se basa’ ”111

Además, han sostenido que “cuando hay una causa razonable para creer que la queja está bien fundada, el derecho de acceso público a los registros públicos relacionados existe.”112

3. Los registros correspondientes a litigios pendientes en los que la repartición pública sea parte (§ 6254(b) Código de Gobierno).

(b) La PRA puede usarse para obtener documentos generados en el litigio, en los que el solicitante es parte.114

(d) La exención es más amplia que la exención por secreto profesional; protege cualquier secreto profesional generado por una repartición pública, anticipando el litigio.116

(e) Pero obsérvese que los registros protegidos por la relación de confidencialidad entre abogado y cliente o la doctrina del secreto profesional permanecen exentos de la divulgación (de conformidad con el artículo 6254(k) y el Código de Evidencia de California), incluso después de que el litigio se resuelva.

4. Los registros de dependencias policiales/facultadas a otorgar permisos y concesiones, referidos a quejas, expedientes de investigación y de seguridad (§ 6254(f) del Código de Gobierno).

(a) Ésta es una exención compleja. En general, no se requiere que los expedientes investigativos de carácter policial se hagan públicos. El ejemplo más típico de estos registros son las denuncias policiales.

(b) Sin embargo, las dependencias encargadas de la ejecución de las leyes tienen la obligación de hacer públicas ciertas categorías de información, incluso aquellas categorías de información que generalmente contienen los archivos de investigación policial. La información que obligatoriamente debe hacerse pública se describe en mayor detalle más abajo.

(c) La exención para los archivos de investigación de la repartición policial y con facultades para otorgar permisos y concesiones surge “sólo cuando el prospecto de procedimiento de ejecución se concreta y adquiere un carácter definitivo”.117

(d) Sin embargo, una vez que los materiales se declaran exentos, conservan esta condición en forma permanente, incluso después de terminada la investigación.118

(a) § 6255 del Código de Gobierno. Esta disposición exceptúa de la divulgación a cualquier registro si “sobre los hechos del caso en particular, el interés público al que se atiende al conservar la confidencialidad del registro claramente supera el interés público al que se atiende al divulgar el registro”.

(b) Privilegio del proceso deliberativo. Esta exención incluye el “privilegio del proceso deliberativo”, permitiendo que no se divulguen los registros que revelan las deliberaciones de los oficiales de la repartición. Esta doctrine fue creada por la Corte Suprema de California, en 1991, en un caso que involucraba un pedido de los calendarios del entonces Gobernador Deukmejian, y desde entonces se ha aplicado en muchos otros contextos, incluso registros de llamadas telefónicas efectuadas por los miembros del concejo municipal y registros referidos a las solicitudes al Gobierno, con el propósito de ocupar cargos vacantes en los consejos de supervisores de los condados. De acuerdo con la Corte Suprema, “la cuestión clave en cada caso reside en si la divulgación de los materiales expondría o no el proceso de toma de decisiones de una repartición, de manera tal de desalentar la cándida discusión con la misma y, por lo tanto, socavar su aptitud de llevar a cabo sus funciones”.119

(c) Propuesta 59. La Propuesta 59 puede haber eliminado el “privilegio del proceso deliberativo”. Ciertamente, ése era su propósito. Los argumentos en la votación a favor de la Propuesta 59 declaran, en parte, lo siguiente: “¿Para qué servirá la Propuesta 59? Para crear un nuevo derecho civil: un derecho constitucional de saber qué está haciendo el gobierno, por qué lo hace y cómo... Permitirá al público ver y entender el proceso deliberativo a través del cual se toman las decisiones”.

1. A pesar de la existencia de una exención, una repartición puede permitir la inspección a menos que la divulgación esté prohibida por ley.120

2. De este modo, si una repartición ha divulgado la información buscada, puede haber renunciado a su derecho de reclamar la exención (§ 6254.5 del Código de Gobierno).

VI. DIVULGACIÓN DE LA INFORMACIÓN POLICIAL EXIGIDA DE CONFORMIDAD CON LAS DISPOSICIONES DEL 6254(f).

A. Información que obligatoriamente debe darse a conocer al arrestar a un individuo o más.

(b) Descripción física del individuo arrestado, lo cual incluye su fecha de nacimiento, color de ojos y cabello, sexo, estatura y peso;

(h) La hora y forma liberación o el lugar donde el individuo se encuentra detenido; y

(i) Todos los cargos que se le imputan al individuo detenido, incluso otros pedidos de captura pendientes provenientes de otras jurisdicciones y libertad condicional o bajo vigilancia en suspenso.

3. Excepciones a la obligación de divulgar información. Es posible retener una parte en particular de la información que obligatoriamente debe divulgarse, en los siguientes casos:

(a) Si la divulgación de esa información pondría en peligro la seguridad de la persona involucrada en una investigación; o

(b) Si la divulgación de esa información pondría en peligro la exitosa culminación de la investigación o una investigación relacionada.

B. Información cuya divulgación se requiere con relación a quejas o pedidos de asistencia recibidos de la repartición.

(c) Si la información referida a los delitos supuestos o cometidos o cualquier otro incidente investigado, está registrada:

(1) La hora, fecha y lugar donde se produjo el presunto delito u otro incidente;

(3) El nombre, la edad y la dirección actual de la víctima, salvo que: (1) el domicilio de una víctima de ciertos delitos que comprenden agresión sexual, castigo injustificable de un menor, interferencia con el ejercicio de los derechos civiles o lesiones físicas, no se darán a conocer; y (2) el nombre de la víctima de estos mismos delitos puede mantenerse oculto, a instancias de dicha víctima o los padres o el tutor, si la víctima es menor de edad.

3. Excepciones a las obligaciones de divulgar la información. Una parte en particular de la información que obligatoriamente debería revelarse puede retenerse:

(a) Si la divulgación de esa información pondría en peligro la seguridad de la persona involucrada en una investigación; o

(b) Si la divulgación de esa información pondría en peligro la exitosa culminación de la investigación o una investigación relacionada.

C. Información cuya divulgación se requiere, con referencia a incidentes causados por incendio premeditado, robo con escalo, incendio, explosión, latrocinio, hurto, vandalismo, robo de vehículos o un delito como el que se define en el Artículo 13960(c) del Código de Gobierno.

(b) Una compañía de seguros contra la que se ha hecho el reclamo o podría hacerse, como resultado del incidente; y

(b) Nombres y domicilios de los testigos (distintos de los informantes confidenciales) del incidente;

(g) Las declaraciones de todos los testigos (distintos de los informantes confidenciales).

(a) Cualquier parte de la información explicada más arriba —o toda— puede mantenerse confidencial:

(1) Si la divulgación de esa información pondría en peligro la seguridad de la persona involucrada en una investigación; o

(2) Si la divulgación de esa información pondría en peligro la exitosa culminación de la investigación o una investigación relacionada.

(b) No es necesario revelar la parte de los archivos de investigación que refleja el análisis o las conclusiones del oficial de investigaciones.
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80 La Ley de Registros Públicos de California está codificada en los Artículos 6250-6277 del Código de Gobierno.
81 § 6252(e) del Código de Gobierno.
82 § 6252(a) del Código de Gobierno.
83 §§ 9070-9080 del Código de Gobierno.
84 § 6252(b) del Código de Gobierno.
85 La Constitución de California en su Artículo 3(b)(1) de la Sección I, establece lo siguiente: “Las personas tienen el derecho de acceder a la información referida a la realización de los negocios del pueblo y, por ende, la asamblea de organismos públicos y los escritos de los funcionarios y reparticiones públicas estarán abiertos al escrutinio público”. Aunque otras disposiciones de la Propuesta 59 limitan su aplicación a la Legislatura, ninguno de los contenidos vertidos en la Propuesta 59 limita expresamente, exime o limita su aplicación al poder judicial del gobierno. Sin embargo, la aplicación de la Propuesta 59 a los tribunales u organismos administrativos judiciales todavía no se ha determinado.
86 § 6252(g) del Código de Gobierno.
87 §§ 6252(e), 6253.9 del Código de Gobierno.
88 Véase, por ejemplo., California State University c/ Tribunal Superior, 90 Cal. App. 4th 810, 824-25 (2001); San Gabriel Tribune c/ Tribunal Superior, 143 Cal. App. 3d 762, 774 (1983).
89 Assembly Comm. on Statewide Information Policy, Apéndice 1 al Journal of Assembly (1970 Reg. Sess.) Informe final p. 9.
90 Véase, por ejemplo, New York Times Co. c/ Tribunal Superior, 52 Cal. App. 4th 97 (1997).
91 Véase, por ejemplo, § 6254.3 del Código de Gobierno (que exceptúa los domicilios y números telefónicos particulares de los empleados estatales y de los empleados de distritos escolares y oficiales de educación del condado); el § 6254.4 del Código de Gobierno (el domicilio y número de teléfono particulares, así como también, otros datos que figuren en la ficha de registro del votante quedan exentos); el § 6254.21 del Código de Gobierno (el domicilio o número de teléfono particulares de cualquier funcionario electo o designado no se publicará en la Internet).
92 Véase, por ejemplo, Bakersfield City School Dist. c/ Tribunal Superior, 118 Cal. App. 4th 1041, 1045-46 (2004);
American Federation of State, County and Municipal Employees c/ Regents of the University of California, 80 Cal. App. 3d 913, 918 (1978).
93 § 6253.9(a) del Código de Gobierno.
94 § 6253(a) del Código de Gobierno.
95 § 6253.4 del Código de Gobierno.
96 § 6253(b) del Código de Gobierno.
97 § 6253(c) del Código de Gobierno.
98 § 6253(b) del Código de Gobierno.
99 § 6253(b) del Código de Gobierno.
100 North County Parents Organization c/ Department of Education, 23 Cal. App. 4th 144, 146 (1994).
101 85 Ops. Cal. Atty. Gen. 225 (2002).
102 § 6253.9(f) del Código de Gobierno.
103 § 6253.5(a)(2) del Código de Gobierno. Pero véase § 6253.9(b) del Código de Gobierno.
104 § 6253(a) del Código de Gobierno.
105 § 6276.12 del Código de Gobierno, referido a los Artículos 11076, 11077, 11081, 13201, y 13202 del Código Penal
106 § 6276.30 del Código de Gobierno, referido al Artículo 56.16 del Código Civil.
107 § 6276.12 del Código de Gobierno, referido al § 1161.2 del Código de Procedimientos Civiles.
108 § 6276.42 del Código de Gobierno, referido al § 62124 del Código de Alimentos y Agricultura.
109 § 6275del Código de Gobierno.
110 Véase International Federation of Professional and Technical Engineers, Local 21, AFL-CIO c/. Tribunal Superior, 128 Cal. App. 4th 586 (2005), revisión otorgada, 32 Cal.Rptr. 3d 1 (27 de julio de 2005).
111 American Federation of State, County and Municipal Employees c/ Regents of the University of California, 80 Cal. App. 3d 913, 918. (1978) (“AFSCME”). Accord, Bakersfield City School Dist. c/ Tribunal Superior, 118 Cal. App. 4th 1041, 1044, 1046 (2004) (“Bakersfield”).
112 Id.
113 Condado de Los Ángeles c/ Tribunal Superior (Axelrad), 82 Cal. App. 4th 819, 830 (2000).
114 Ciudad de Los Ángeles c/ Tribunal Superior, 41 Cal. App. 4th 1083(1996).
115 § 6254(b) del Código de Gobierno (“... hasta que el litigio o reclamo pendiente se haya resuelto finalmente o arreglado de algún otro modo”.).
116 Fairley c/ Tribunal Superior, 66 Cal. App.4th 1414, 1422, n. 5 (1998).
117 Williams c/ Tribunal Superior, 5 Cal. 4th 337, 356 (1993).
118 Id., en 361-62.
119 Times Mirror Co. c/ Tribunal Superior, 53 Cal. 3d 1325, 1342 (1991).
120 § 6254 del Código de Gobierno (“Ninguna de las disposiciones de este artículo impide que ninguna repartición abra sus registros referidos a la administración de la repartición de inspección pública, a menos que la divulgación se haya prohibido por ley de alguna otra manera”.).